Le Mouvement Communitas Inc. (Communitas)
Privacy Policy Statement
(la version française se trouve ci-dessous)
Policy in effect as of September 2003
Last updated March 18, 2025
How personal information is collected
Communitas does not use cookies on its website to collect any personal information from its website users. Any personal information collected electronically through our website was intentionally provided by website users or through email or our donation form or any other intentional means. Voluntary submission of that information implies consent to its use in accordance with this policy.
What personal information is collected
Personal information we may collect where individuals choose to share includes:
- First and last name.
- Email address.
- Postal address.
- Telephone number.
- Other information about yourself that you provide.
Why we collect this information
We collect the information provided to us for:
- Notification by email of matters such as events, information about activities and invitations to attend, and the Sou’Wester newsletter.
- Processing donations and providing tax receipts.
- Occasional requests for donations.
- Processing membership.
- Volunteering and volunteer training.
- Coordination of services and activities (for example, organizing with presenters for our Open Door program).
- Communicating and responding to requests.
- Responding to possible confidentiality incidents.
- Statistics and annual reports.
- Control and supervision of our activities.
Personal information is collected where strictly necessary, and our use of it is limited to the purpose for which it was collected.
Personal information may be communicated within the organization to the following persons, and only when it is strictly necessary to perform their duties:
- Members of the Board of Directors.
- Employees
- Interns
- Volunteers
Communitas carries out appropriate security measures to prevent any unauthorized access or breach of confidentiality, including:
- Electronic security measures, security software and password protected storage.
- No use of cookies on our website.
- Secure, password protected emails.
- Secure, locked physical premises.
- Restriction of access to team members whose presence is necessary to perform their duties and who have signed a confidentiality agreement.
- Anonymizing information for statistical purposes.
- Destruction/anonymization of personal information after a period of inactivity where it is neither still needed nor still required by law; or at any time upon request.
- No sharing of personal information with third parties.
- No sale of personal information to third parties.
Sharing of data
Communitas will not share any personal information unless strictly necessary for authorized personnel to carry out their duties. Sharing of personal information only occurs externally where required by law.
User rights
You have the right to contact or make a complaint with our privacy officer at [email protected] to:
- Access your collected personal information in our possession.
- Correct or request deletion of personal information.
- Withdraw consent to collect/store/process personal data.
Use of the website does not create any obligation to share personal information; users have the right to decline to provide any personal information to Communitas. Users should be aware, however, that if we require certain information and it has been withheld, it may be difficult or impossible to respond to your requests or allow access to our activities.
In the event of a privacy breach
Communitas will make every reasonable effort to prevent, identify, and diminish risk to website users. We will notify any affected persons if a data breach occurs and presents a risk of harm to said persons.
Changes to the privacy policy
Communitas reserves the right to change its privacy policy at any time. We encourage users to check our posted policy regularly in case of changes. By using our website following policy updates or changes, the user accepts the terms of the policy as updated.
Contact us
For any questions or concerns about our privacy policy, please contact our privacy officer at [email protected]
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Le Mouvement Communitas Inc. (Communitas)
Déclaration de Politique de confidentialité
(English version appears above)
En vigueur depuis septembre 2023
Mise à jour le 18 mars 2025
Méthode de collecte d’informations personnelles
Le site web de Communitas n’utilise aucun cookie pouvant collecter quelque information personnelle que ce soit sur ses usagers. Toute telle information ne l’est que si elle est fournie volontairement par ses usagers, courriel, par courrier, via notre formulaire de dons, ou par tout autre moyen intentionnel. Toute information fournie volontairement implique un consentement d’utilisation en accord avec la présente Politique.
Nature de l’information personnelle collectée
L’information personnelle volontaire ainsi collectée pourrait inclure :
- Prénom et nom.
- Adresse courriel.
- Adresse postale.
- Numéro de téléphone.
- Toute autre information personnelle fournie volontairement par l’usager.
Pourquoi une telle collecte d’information
Nous collectons cette information aux fins de :
- Avis par courriel en lien avec les événements, informations et invitations relatives à nos activités ainsi qu’à l’infolettre du Sou’Wester.
- Demandes occasionnelles de dons.
- Traitement des abonnements.
- Bénévolat et entraînement des bénévoles.
- Coordination des services et activités (ex. s’organiser avec les présentateurs à notre programme Open Door.)
- Communication et réponses aux demanded.
- Réagir à tout incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel.
- Statistiques et rapports annuels
- Contrôle et supervision de nos activités.
- La collecte d’information personnelle n’est effectuée qu’en cas de stricte nécessité, et son utilisation se limite à ce pour quoi elle a été effectuée.
L’information personnelle peut être communiquée, dans les limites de notre organisation, aux personnes suivantes, en cas de stricte nécessité dans l’accomplissement de leur devoir :
- Membres du Conseil d’administration.
- Employé(e)s.
- Stagiaires.
- Bénévoles.
Communitas applique les mesures de sécurité appropriées afin d’éviter tout accès non autorisé et toute violation de confidentialité, incluant :
- Mesures de sécurité électronique, sécurité de logiciels et stockage de mots de passe protégés.
- Aucun usage de cookies dans notre site web.
- Protection de mots de passe de courriels.
- Verrouillage de tous nos locaux.
- Accès restreint aux membres dont la présence est nécessaire dans l’accomplissement de leurs fonctions, et qui ont signé une entente de confidentialité.
- Rendre l’information anonyme aux fins de statistiques.
- Suppression ou anonymisation d’information personnelle suite à une période d’inactivité lorsque cette information n’est plus requise par la loi, ni nécessaire; ou encore à tout moment sur demande.
- Refus de partage d’information personnelle avec des tiers.
- Aucune vente d’information aux tiers.
Partage des données
Communitas ne partage aucune information personnelle à moins que cette information ne soit strictement nécessaire aux membres de son personnel dans l’accomplissement de leurs fonctions. Le partage d’information personnelle n’est effectué à l’externe que lorsque requis par la loi.
Droits des usagers
Vous pouvez joindre ou déposer une plainte auprès de notre responsable de la confidentialité afin de:
- Accéder à vos informations personnelles en notre possession.
- Corriger ou exiger la suppression d’information personnelle.
- Retirer votre consentement à la collecte, à la conservation et au traitement de vos informations personnelles.
L’utilisation de notre site web ne crée aucune obligation de partage d’information, les usagers pouvant refuser de fournir toute information personnelle à Communitas. Ceux-ci doivent toutefois savoir que si nous requérons certaines informations et qu’elles ne nous ont pas été fournies, il soit difficile, voire impossible de répondre aux demandes ou permettre l’accès à nos activités.
En cas de violation de confidentialité
Communitas déploiera tout effort raisonnable afin de prévenir, d’identifier et de diminuer les risques pour les usagers de son site web. En cas de violation de confidentialité, nous informerons toute personne touchée qui pourrait être lésée par telle violation.
Modifications à la Politique de confidentialité
Communitas se réserve le droit de modifier sa Politique de confidentialité à tout moment. Ainsi, nous encourageons les usagers à vérifier ladite Politique régulièrement. En utilisant notre site web à la suite de mises à jour ou de modifications, l’usager accepte les termes de la Politique tels que mis à jour.
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